Inhoudelijke eisen die aan een factuur worden gesteld

In het vorige artikel besprak ik de regels die gelden ten aanzien van een factuur. Wat ik niet heb behandeld is waar een factuur inhoudelijk aan moet voldoen. Een correcte factuur is van uiterst belang voor de btw. De aftrekbare btw (de voorbelasting) wordt afhankelijk gesteld van een op de ‘voorgeschreven wijze opgemaakte factuur’. Hieronder valt ook een inhoudelijk correcte factuur. Als je als ondernemer een inkoopfactuur in handen hebt, die niet voldoet aan de inhoudelijke eisen, dan heb je in beginsel geen recht op aftrek van de voorbelasting. Dus, wat moet er op een factuur vermeld staan?

Verplichte vermeldingen

Op de factuur zijn de volgende vermeldingen verplicht:[1]

  • de datum van uitreiking van de factuur (ook wel genoemd factuurdatum);
  • een factuurnummer;
  • het btw-identificatienummer van de presterende ondernemer (de leverancier/dienstverrichter). Controleer deze overigens in de VIES-database;
  • de volledige naam en het volledige adres van de presterende ondernemer;
    In beginsel gaat het om de juridische naam (volgens de staatssecretaris).[2] De handelsnaam mag ook, mits deze handelsnaam in combinatie met het adres en de woonplaats als zodanig bij een Kamer van Koophandel is geregistreerd. Vermelding van alleen een postbusnummer is niet voldoende.
  • de volledige naam en het volledige adres van de afnemer;
  • de hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen, of de omvang en de aard van de verrichte diensten;
  • de datum waarop de goederenlevering of de dienst heeft plaatsgevonden of voltooid is, bij vooruitbetaling: datum van vooruitbetaling als die afwijkt van de factuurdatum.

Is er sprake van prestaties met verschillende btw-tarieven? Dan moeten de volgende vermeldingen per btw-tarief er apart vermeld staan:

  • de prijs per stuk of eenheid (exclusief btw);
  • eventuele kortingen als die niet in de prijs zijn opgenomen;
  • het toegepaste btw-tarief;
  • het btw-bedrag.

Datum prestatie

De staatssecretaris keurt goed dat bij doorlopende prestaties in plaats van de dag waarop de levering of de dienst is verricht de periode wordt vermeld waarin de leveringen en diensten zijn verricht.[3] Van doorlopende prestaties is sprake bij zich herhalende prestaties die op basis van een doorlopende overeenkomst worden verricht. Daarbij geldt dat er geen welomschreven eindresultaat is overeengekomen. De periode waarover deze prestaties worden verricht, kan zowel bepaald als onbepaald zijn. Voorbeelden van doorlopende prestaties zijn abonnementen op tijdschriften en leveringen van gas, water en elektriciteit. Een overeenkomstige gedragslijn als bij doorlopende prestaties mag worden gevolgd bij ondeelbare of moeilijk splitsbare prestaties die bijvoorbeeld worden verricht door belastingconsulenten, accountants, advocaten, notarissen, architecten en andere beoefenaren van vrije beroepen.

KvK-nummer verplicht op factuur?

Op grond van artikel 27 van de Handelsregisterwet 2007 is het verplicht om het KvK-nummer te vermelden op de factuur. Op alle uitgaande brieven, orders, facturen, offertes en andere aankondigingen, met uitzondering van reclames is het verplicht om het KvK-nummer te vermelden. Maar, een inkoopfactuur zonder KvK-nummer is dus een correcte factuur voor de btw (ervan uitgaande dat al het andere klopt).

Btw-identificatienummer van afnemer verplicht op factuur?

Het is niet vereist dat het btw-identificatienummer van de afnemer ook vermeld staat op de factuur, behalve in bepaalde gevallen. Dit is het geval bij verlegging van de btw of bij een intracommunautaire levering (levering van goed of dienst aan een ondernemer in een andere lidstaat).

Bijzondere vermeldingen

In bepaalde bijzondere gevallen moet de ondernemer extra vermeldingen plaatsen op de factuur. De vermelding die volgens de wet geplaatst dient te worden staat tussen haakjes. De ondernemer moet in de factuur een aanduiding opnemen als:

  • de afnemer die een prestatie afneemt de factuur uitreikt in plaats van degene die de prestatie verricht, ook wel genoemd self billing (‘factuur uitgereikt door afnemer’);
  • een vrijstelling geldt;
  • een intracommunautaire levering wordt verricht die onder het nultarief valt;
  • de belasting wordt geheven van de afnemer (‘btw verlegd’);
  • de bijzondere regeling voor reisbureaus wordt gehanteerd (‘bijzondere regeling reisbureaus’);
  • de margeregeling van toepassing is (‘bijzondere regeling – kunstvoorwerpen’ of ‘bijzondere voorwerpen – voorwerpen voor verzamelingen of antiquiteiten);

Bij een intracommunautaire levering of vrijstelling is volgens de Staatssecretaris van Financiën niet voldoende als de aanduiding alleen bestaat uit de vermelding ‘nultarief’ of ‘vrijstelling’.[4] De aanduiding moet voldoende specifiek zijn. De staatssecretaris acht een niet specifieke aanduiding wél voldoende als bij een vrijgestelde prestatie (op grond van artikel 11 van de wet) uit de omschrijving van de prestatie op de factuur buiten twijfel blijkt dat de vrijstelling van toepassing is.

Vereenvoudigde factuur

In bepaalde gevallen kan volstaan worden met een zogenoemde ‘vereenvoudigde factuur’. Er zijn dan minder vermeldingen verplicht op de factuur. Een vereenvoudigde factuur is toegestaan wanneer het bedrag van de factuur niet hoger is dan € 100 (inclusief btw) óf wanneer de factuur een wijziging is van de oorspronkelijke factuur.[5]

Op de vereenvoudigde factuur zijn de volgende vermeldingen verplicht:[6]

  • de datum van uitreiking van de factuur (factuurdatum);
  • de identiteit van de ondernemer die de prestatie verricht;
  • de aard van de prestatie;
  • te betalen btw;

Daarnaast is verplicht, indien de factuur een wijzigingsfactuur is, een specifieke en ondubbelzinnige verwijzing naar de oorspronkelijke factuur, met specifieke vermelding van de aangebrachte wijzigingen.

Als sprake is van zogenoemde grensoverschrijdende afstandsverkopen of van intracommunautaire leveringen tegen het nultarief mag geen vereenvoudigde factuur worden uitgereikt.[7]


Ik sluit af door te zeggen dat de bovenstaande informatie volstaat voor de gemiddelde ondernemer. Het verdient altijd aanbeveling om een belastingadviseur te raadplegen voor jouw situatie.

Voetnoten

  1. Artikel 35a lid 1 Wet op de omzetbelasting 1968
  2. Paragraaf 3.3.2 van het Besluit van 27 juni 2012, nr. BLKB/2012/477M
  3. Paragraaf 3.3.3 van het Besluit van 27 juni 2012, nr. BLKB/2012/477M
  4. Paragraaf 3.3.5 van het Besluit van 27 juni 2012, nr. BLKB/2012/477M
  5. Artikel 34d lid 1 Wet op de omzetbelasting 1968
  6. Artikel 35a lid 2 Wet op de omzetbelasting 1968
  7. Artikel 34d lid 2 Wet op de omzetbelasting 1968

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML-tags en -attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>