De factuur en de omzetbelasting

De factuur is het belangrijkste document voor de omzetbelasting. De Staatssecretaris van Financiën noemt de factuur één van de meest belangrijke en meest uitgewisselde documenten in het handelsverkeer. Aan welke eisen moet een factuur voldoen? Wanneer moet je een factuur uiterlijk uitreiken? Moet je een factuur altijd uitreiken? Wat is een factuur? De Wet op de omzetbelasting 1968 geeft antwoorden op de bovenstaande vragen. Het is van uiterst belang dat de afnemer een correcte factuur in handen heeft. Omdat de aftrekbare btw (de voorbelasting) afhankelijk wordt gesteld van een op de ‘voorgeschreven wijze opgemaakte factuur’.[1] Indien je als ondernemer een incorrecte inkoopfactuur hebt ontvangen kun je dus je recht op aftrek mislopen. Het is verstandig om in dat geval om een nieuwe of aanvullende factuur van de leverancier te vragen. Controleer altijd of het BTW-nummer van de leverancier correct is. Hiervoor dien je ‘VIES‘ te raadplegen (Systeem voor de uitwisseling van BTW-informatie).

In welke gevallen moet een factuur worden uitgereikt?

Een factuur mag altijd worden uitgereikt. In bepaalde gevallen moet een factuur worden uitgereikt op grond van de Wet op de omzetbelasting 1968. Een ondernemer moet een factuur uitreiken als:

  • hij een dienst verricht of goed levert aan een andere ondernemer of rechtspersoon;
  • hij een intracommunautaire levering verricht
  • er sprake is van afstandsverkopen;
  • er sprake is van vooruitbetalingen.

Wanneer er sprake is van vooruitbetaling voor intracommunautaire leveringen aan anderen dan ondernemers hoeft er geen factuur te worden uitgereikt. Daarnaast zijn ondernemers die uitsluitend vrijgestelde prestaties verrichten in beginsel niet verplicht facturen uit te reiken. Deze uitzondering geldt slechts in één geval niet, namelijk wanneer sprake is van een levering van vrijgestelde gebruikte investeringsgoed als bedoeld in art. 11 lid 1 onderdeel r Wet op de omzetbelasting 1968.[2]

Geen factureringsverplichting aan een particulier

In beginsel hoeft een ondernemer aan een particulier dus geen factuur uit te reiken. Op deze regel is één uitzondering van toepassing.[3] Een ondernemer die doorgaans goederen levert aan andere ondernemers, dient altijd een factuur uit te reiken. Dus ook wanneer hij een keer iets levert aan een particulier. Met ‘doorgaans’ wordt bedoeld ‘voor 80% of meer’.[4] De factureringsverplichting voor deze aangewezen ondernemers geldt dus als hun afnemersbestand voor 80% of meer bestaat uit andere ondernemers. Deze uitzondering is alleen van toepassing op ‘aangewezen ondernemers’.  Aangewezen ondernemers zijn groothandelaren in levensmiddelen, tabaksproducten, dranken, tandheelkundige grondstoffen, tandtechnische werken en onderdelen van tandtechnische werken. Deze uitzondering, of beter gezegd deze uitbreiding op de factureringsverplichting, is door de wetgever ingevoerd om ‘contante inkopen’ tegen te gaan. De staatssecretaris heeft als voorbeeld genoemd de ondernemer die ‘in privé’ een fust bier inkoopt en daarmee verkregen omzet buiten de (btw-)administratie houdt.

Wat is een factuur?

Volgens de Staatssecretaris van Financiën zijn alle bescheiden die in het economische verkeer de functie van factuur vervullen een factuur.[5] Het maakt niet uit onder welke benaming de factuur wordt uitgereikt (bijvoorbeeld factuur, nota, kwitantie of bon). Ieder document of bericht dat wijzigingen aanbrengt in, en specifiek en ondubbelzinnig verwijst naar de oorspronkelijke factuur, geldt als factuur.[6] Hierdoor kan een incomplete of onjuiste eerste factuur aangevuld worden met een tweede aanvullende factuur. Als de oorspronkelijke factuur niet wordt teruggenomen, dan geldt de tweede aanvullende factuur samen met de eerste factuur als één factuur. Een ondernemer mag een verzamelfactuur opmaken voor verschillende afzonderlijke leveringen of diensten, mits de periode waarop de factuur betrekking heeft niet langer is dan een kalendermaand.[7]

Wanneer moet de factuur uiterlijk worden uitgereikt?

De factuur moet uiterlijk worden uitgereikt op de 15e dag van de maand volgende op die waarin de goederenlevering of de dienst is verricht.[8] Wanneer bijvoorbeeld een ondernemer een goed levert op 3 maart 2014, dan moet hij uiterlijk op 15 april 2014 de factuur uitreiken. Voor elke goederenlevering of dienst die verricht wordt in maart 2014, moet op 15 april 2014 een factuur worden uitgereikt. Wordt bijvoorbeeld een goed geleverd of een dienst verricht op 1 april 2014, dan moet de ondernemer uiterlijk op 15 mei de factuur uitreiken. Wanneer er sprake is van vooruitbetalingen moet de factuur worden uitgereikt voordat de vooruitbetaling opeisbaar is.

Wat houdt een factuur uitreiken in?

De wet spreekt steeds van ‘uitreiking’ of ‘uitreiken’, maar wat wordt hier eigenlijk onder verstaan?  Het woord ‘uitreiken’ is niet een alledaags woord. De Btw-richtlijn hanteert ook de term ‘uitreiken ’.  De Engelse versie van de Btw-richtlijn spreekt van ‘issue’, de Franse van ‘émission’ en de Duitse van ‘Ausstellung’. Wordt onder uitreiken ook het verzenden van de factuur verstaan? Ik heb dit in de literatuur en rechtspraak opgezocht maar hier niks over kunnen vinden. In het gewone spraakgebruik  betekent uitreiken volgens de van Dale ‘overhandigen’ of ‘ter hand stellen’. Heeft ‘uitreiken’ detzelfde juridische betekenis? Ik denk dat je onder ‘uitreiken’ ook wel kunt verstaan met de post verzenden. Aangezien het gebruikelijk is in het normale economische verkeer dat een factuur ook met de post wordt verzonden. Artikel 35b van de Wet op de omzetbelasting 1968 maakt elektronische facturering mogelijk. In dat artikel wordt ook gesproken over ‘uitreiken’. Ik vermoed dat je in deze context ook onder ‘uitreiken’ kunt verstaan het verzenden van een e-mail met als bijlage een factuur in pdf-vorm. Voor digitaal factureren geldt als extra eis dat de afnemer akkoord moet gaan met de digitale facturatie.

Factuur bewaren

De ondernemer moet facturen die hij ontvangt bewaren. Hij moet ook kopieën van facturen die hij verzendt of in zijn naam wordt verzonden bewaren.[9] Hierbij geldt de algemene bewaartermijn voor gegevens van ondernemers van 7 jaren.[10]

Dit waren voor het overgrote deel de regels die gelden ten aanzien van een factuur. Het verdient overigens aanbeveling om altijd een belastingadviseur te raadplegen voor jouw situatie. Ik zal in een volgend artikel de inhoudelijke eisen bespreken die aan een factuur gesteld worden. Wat moet er vermeld staan op een factuur? Wanneer volstaat een ‘vereenvoudigde factuur’? Op dergelijke vragen zal ik dan een antwoord geven.

Voetnoten

  1. Artikel 15 lid 1 sub a en sub b Wet op de omzetbelasting 1968
  2. Artikel 32 lid 2 Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting 1968
  3. Artikel 34e Wet op de omzetbelasting 1968 en artikel 32 lid 1 Uitvoeringsbeschikking omzetbelasting 1968
  4. Paragraaf 3.2.3 van het Besluit van 27 juni 2012, nr. BLKB/2012/477M
  5. Paragraaf 3.2.4 van het Besluit 27 juni 2012, nr. BLKB/2012/477M
  6. Artikel 34f Wet op de omzetbelasting 1968
  7. Artikel 35 lid 1 Wet op de omzetbelasting 1968
  8. Artikel 34g Wet op de omzetbelasting 1968
  9. Artikel 35c lid 1 Wet op de omzetbelasting 1968
  10. Artikel 52 lid 4 Wet op de omzetbelasting 1968

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Verplichte velden zijn gemarkeerd met *

De volgende HTML-tags en -attributen zijn toegestaan: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>